Tutorial basico Navegación de Microsoft Dynamics NAV 2015

  

Objetivo: Después de estudiar este manual, el usuario será capaz de navegar en el Cliente Adaptado a Roles de NAV 2015.

Dirigido a: Todos los usuarios que utilizan NAV.

Requerimientos: Conexión a la red, Acceso a NAV y Cliente RTC instalado

I    1. INICIANDO LA APLICACIÓN

Para iniciar la aplicación, es necesario que usted haya ingresado con su usuario de dominio corporativo (p.ej. cavalier\usuario).

Una vez dentro de la máquina, usted deberá dar clic en el botón inicio de la barra de tareas de Windows, ir a Todos los programas y buscar el apartado donde  esté instalado Microsoft Dynamics NAV 20015 y tenga este aspecto:

      Por ejemplo:

La primera vez que se inicializa la aplicación, solicita confirmar los datos de conexión a la base de datos. En ocasiones, marca el siguiente error, notificando que no se puede conectar a la base de datos:

Si es el caso, presionar el botón de “No”.

Eso muestra la siguiente ventana, en la cual se deberá indicar la siguiente información:

                           <Nombre del servidor>:<puerto>/<Instancia>

Server Address: <xxxxxxx>:7046/DynamicsNAV80

Una vez que el servidor ha sido encontrado y su usuario de dominio autenticado, el Sistema solicita que indiqué cuál será su empresa por defecto.

Se presiona Aceptar, eso permitirá que se inicie la aplicación y se tenga acceso al sistema.

Nota: En caso de no encontrar la aplicación instalada en su equipo o mostrar mensajes de error que no permitan el acceso. Se deberá solicitar soporte a Sistemas 

 Conforme se va utilizando el sistema, va dejando un historial de las transacciones utilizadas que se puede ver al  presionar desde la barra de tareas el botón de Microsoft Dynamics NAV 2015 con el botón derecho:

          2. PANTALLA DE INICIO Y LAS PARTES QUE LA CONFORMAN.

Cómo usuario final, una vez que se ha iniciado correctamente la aplicación, usted estará trabajando dentro de Microsoft Dynamics NAV 2015 en el Cliente Adaptado a Roles o RTC (por sus siglas en inglés Role-Tailored Client).

Su nueva interface, diferente al Cliente Clásico de las versiones anteriores de NAV o Navision, está diseñada para ayudar a los usuarios a enfocarse en sus actividades cotidianas permitiendo sea sumamente personalizable de acuerdo a sus necesidades individuales.

Esta mejora, permite ajustar los menús y las vistas dentro de la aplicación. Dichos cambios se almacenen dentro de su Perfil de Usuario.

Estos Perfiles de usuario son definidos y diseñados por los Usuarios Clave y administradores, a fin de delimitar y organizar los accesos de acuerdo al puesto o funciones operativas de la persona que usará el sistema.

Es importante aclarar que el usuario solamente puede tener un perfil asignado a la vez.

      Al cargar la aplicación, usted tendrá una pantalla inicial que estará preconfigurada de acuerdo al perfil que se       la ha asignado. Dicha pantalla, se verá cómo se muestra a continuación:

La pantalla principal se separa en las siguientes partes:

        

1. Panel de Exploración
2. Menú de Aplicación
3. La Cinta (o Ribbon)
4. Barra de Navegación
5. Señales
6. Apartado de Listas
7. Notificaciones
8. Barra de Status

A. Panel de Exploración

Éste panel, igual que en las versiones anteriores de NAV, se conforma de botones y listas. Usted puede agregar, quitar o renombrar los botones, excepto los de Inicio o Home y Departamentos.

Cuando usted presiona un botón y éste se encuentre asociado a una lista, la lista se expande y desde allí usted puede seleccionar el área del sistema a la que quiere ingresar o navegar.

El botón de Inicio o Home siempre lo traerá de vuelta de regreso a la lista principal; mientras que el botón de Departamentos siembre expandirá una lista llena de todas las áreas que se encuentren disponibles en el software.

          

Para personalizar su Panel de Exploración, se debe:

• Abrir el Menú de Aplicación (botón ubicado en la parte superior izquierda  )
•  Seleccionar la opción de Personalizar
•  Seleccionar la opción de Personalizar Panel de Exploración

a    a)  Desde aquí, usted podrá agregar, quitar, organización y/o renombrar los botones y las          listas

    

         B. Menú de Aplicaciones

El menú de aplicaciones contiene los comandos propios de sistema que son utilizados para modificar las configuraciones y parámetros del mismo.

Usted puede abrir el Menú de Aplicación presionando el botón  y se mostrará la lista desplegable con las opciones:

           C. La Cinta o Ribbon

La cinta es la nueva funcionalidad que ofrece NAV, a diferencia de otras versiones que mostraban los comandos, opciones, funciones y acciones como botones en la parte inferior de la pantalla.

La cinta se organiza en pestañas, las cuales a su vez se encuentran separadas por grupos que contienen las acciones que estarán disponible según el tipo de datos que se estén mostrando.

La cinta tiene un botón de acceso rápido a la ayuda de Dynamics NAV :

            

             La personalizar la cinta  se presiona el Menú de aplicación  y en la lista       desplegable se                       selecciona  Personalizar y después la opción de Personalizar cinta de opciones…                          

         Allí se pueden agregar, quitar, reorganizar y renombrar acciones, grupos pestañas. Incluso es muy útil para          juntar las acciones y concentrarlas en un grupo. 

         

            En el caso de personalizacion  para su empresa, contamos con la capacidad de desarrollar programas y              funciones nuevas en algunos  módulos o procesos. Estos desarrollos se encuentran como opciones en cada        pantalla.

Es necesario que el usuario vaya agregando las funciones que utiliza a su pantalla.

Para eso:

1. Ingresar al sistema
2. Entrar en la opción que desea utilizar (p.ej. Pedidos de venta, Clientes, Proveedores, etc.)
3. Entre a la opción de personalizar la cinta de opciones
4. Presione el botón Crear Pestaña 

                                           

        5.Asigne un nombre a la nueva pestaña (p.ej. xxxxx)

        6.Seleccione la nueva pestaña

        7.Presione el botón Crear grupo

                                                   

                                

       8. Asigne un nombre al nuevo grupo (p.ej. etiquetas)

   9. Seleccione del cuadro izquierdo la acción que desea agregar (puede usar la opción de buscar para localizar la acción que desea)

      

                                                       

       10.   Selecciona la acción y presiona el botón Agregar

       11.    Eso coloca la nueva acción dentro del grupo

 12.   Repite los pasos 9 y 10 hasta agregar todas las acciones

 13.    Presiona el botón de aceptar para aplicar los cambios

Con eso, se agregarán los objetos creados en la cinta

      

       

   

     D. Barra de Navegación

La barra de navegación se conforma de: Botones de Navegación, Barra de Direcciones y Cuadro de búsquedas.

Los botones de navegación  se utilizan para desplazarse hacia adelante y atrás a través de los menús. El botón de lista desplegable abre una pequeña lista de áreas que se han abierto recientemente.

La barra de direcciones  muestra la ubicación actual dentro de la jerarquía de la aplicación. Esta información se actualizada en cuanto se navega a un área diferente. También se puede navegar entre los niveles, dando clic en alguno lleva a la página. También cuenta con un botón de actualizar  que le permite refrescar la información de la pantalla sin necesidad de cerrar la ventana.

El cuadro de búsquedas  es una de las herramientas más útiles para los usuarios ya que permite buscar las transacciones o tipos de documentos sin necesidad de navegar por todo el menú del gránulo. Sólo ingresa lo que buscas y el sistema te mostrará las opciones.

    

        E. Señales

Las señales son ligas a documentos que requieren atención por parte del usuario. Los documentos se seleccionan con base en la configuración del perfil que tiene asignado el usuario.

Usted puede presionar en los botones para consultar el detalle de los documentos que están en la señal.

      

Para agregar o quitar las señales es necesario entrar al Menú de aplicación >> Personalizar >> Personalizar ésta página seleccionar el recuadro de Actividades y presionar el botón Personalizar elemento.

    Otra manera de personalizar es presionando el botón  que aparece en el área de           Actividades y          seleccionar la opción de Personalizar.  

  

 Allí se pueden agregar o quitar señales.

 

    F. Apartado de Listas

En esta apartado se muestra listar personalizables con información que puede resultar muy útil para el usuario y se mostrará de primera mano al ingresar a la plataforma. Las listas pueden ser cambiadas usando los botones disponibles para cada lista, presionando el botón Administrar lista  

   G. Notificaciones

Esta sección muestra notas agregados por otros usuarios dentro del sistema. Al presionar doble clic sobre la notificación la abrirá la página desde la cual el otro usuario ha dejado el comentario.

Esta opción es muy útil si queremos notificar a otra persona sobre algún detalle, problema o pendiente en el sistema.

         I.   Barra de estado

Esta barra está ubicada en la parte inferior de la ventana y siempre le muestra al usuario información importante como La empresa en que está trabajando, La fecha de trabajo seleccionada y el ID del usuario que está utilizando.

     PÁGINAS O PAGES EN NAV 2015

  Uno de los cambios más sobresalientes en el nuevo diseño del cliente de NAV (RTC) es       que dejan de      existir las formas (pantallas que se usaban en versiones anteriores) y dan       paso al uso de Pages (o Páginas)

   

La Página de Navegación es la ventana principal donde los usuarios encuentran la información con la cual van a trabajar. El Centro de Roles, Departamentos y Listas son ejemplos de este tipo de páginas.

Una de las diferencias más importantes con respecto a otras versiones de NAV es que la información ahora se muestra primero en forma de Lista y después se tiene que ingresar al detalle de cada documento o ficha para mostrarlo en la Página de Tareas.

Las páginas de listas tienen las siguientes partes:

  A.   Listas

La lista muestra los datos en forma de tabla y sólo muestra los datos que están relacionados en esa página desde la base de datos. La lista puede ser personalizada agregando y ocultando columnas. Para personalizar las columnas, se presiona el Menú de Aplicación>> Personalización >> Seleccionar columnas

También se puede seleccionar cualquier cabecera de la lista y presionar con el botón derecho, seleccionar la opción de elegir columnas.

      De allí, se muestra una pantalla donde muestra todas las columnas disponibles, sólo basta con                             seleccionarla y presionar el botón Agregar>> o <<Eliminar.                                                          

  

  

    A.1. Filtros Avanzados

El usuario puede personalizar las vistas de las Listas agregando o quitando campos de la tabla, pero también puede aplicar filtros. Para esto, basta con dar clic en el nombre de la lista y seleccionar la opción Filtro avanzado

     Esto agregará en la cabecera de la lista, el filtro para que sea parametrizado por el               usuario:                 

    Desde allí se pueden agregar más filtros si se desea

    

     Una vez terminada la personalización de la vista con los filtros, se pueden guardar esas       vistas para usarse     más adelante.

    Para ello se presiona en el nombre de la lista y se selecciona Guardar vista como…

    

     Eso muestra una pantalla donde se indica el nombre de la vista y el Grupo en el cual se  agregará la vista:

    

   

   A.2. Enviar contenido a Excel

En el caso de que se desee enviar la información del Listado a Excel o incluso como un Adjunto por Correo electrónico, basta con ir a Menú de aplicación >> Imprimir y enviar  y seleccionar el destino (Excel, Impresora o correo electrónico)

 A.  Cuadros Informativos (FactBoxes)

Los cuadros informativos muestran información perteneciente al registro seleccionado en la lista. Usted puede visualizar detalles de la información mostrada.

Cualquier dato mostrado en el Cuadro informativo (excepto los totales o datos calculados) puede ser detallado al presionar sobre el campo de color azul una vez que se encuentre subrayado:

Para personalizar los cuadros informativos y la información que se muestra en ellos, vaya al Menú de aplicación >> Personalizar >> Elegir  Cuadros informativos. Allí se pueden agregar, remover u organizar los cuadros informativos disponibles.

Para personalizar el cuadro informativo, es necesario seleccionarlo de la lista y después presionar el botón Personalizar elemento…

 También se puede acceder a este panel desde el Cuadro informativo, colocando el cursor en la esquina superior derecha del cuadro hasta que aparezca el botón , después seleccionando la opción Personalizar

 Desde aquí se puede agregar u ocultar los campos que se desean en el cuadro informativo.

Una vez que se selecciona uno de los elementos de la lista y se da doble clic, se muestra una segunda pantalla con la ventana de tareas

1         2.1 Página de Tareas

La Página de tareas es una ventana separada de la Página de Lista que aparece en el momento que el usuario ha seleccionado un registro de la lista y desea ver el detalle del mismo.

Estas Páginas de Tarea son parecidas a las Páginas de Lista (contienen un área de datos y los cuadros informativos a la derecha). La diferencia está en que utilizan los FastTabs (Fichas Desplegables) para agrupar la información.

Nota: Éstos FastTabs son muy parecidos a lo que en versiones anteriores de NAV eran las Cabeceras y sus pestañas y las tablas que tenían el detalle de los documentos.

     La información en los FastTabs está contenida en campos que se agrupan dentro de las cajas. La cabecera        del FastTabs muestra el nombre del grupo y la información contenida en campos que fueron agrupados.         

    Un FastTab puede ser expandido o colapsado al presionar el triángulo   ubicado en el extremo derecho     de la cabecera.

    

    Para personalizar un FastTab se puede hacer presionando Menú de Aplicación >>             Personalizar>> Personalizar ésta página 

   

    

                   

   Se selecciona la opción de Fichas desplegables y se selecciona la ficha que se va a             personalizar, después se presiona el botón Personalizar ficha desplegable…   

  

                     

  Eso muestra la ventana de selección de los campos de ese FastTab

  

  

      Es importante destacar que los campos deben tener una importancia identificada, ya     que de acuerdo a ella       es el orden en el que se muestran los campos

Los primeros campos que se colocarán en el FastTab son los que tengan la Importantica Aumentada

En segundo lugar, se mostrarán los campos que tengan la Importancia Estándar.

Y se mantendrán ocultos los campos que tengan Importancia Adicional.

El usuario puede extender los campos que se visualizar en el FastTab y con eso mostrar los campos ocultos, 

presionando la opción  que aparece en la parte inferior derecha del contenido del FastTab.

También se puede presionar el botón  y seleccionar Mostrar más campos:

      

      Eso mostrará los campos que están con importancia adicional.

Una novedad en este cliente es que permite colocar campos como mandatory u obligatorios. Dichos campos se identifican porque tienen un asterisco de color rojo o azul 

Estos campos al estar identificados de esta manera deben de contener información para permitir que se continúe el proceso.

Otra novedad que tiene este cliente es que los campos que no son parte del paquete estándar y son adecuaciones del cliente, muestran los datos de colores rojos o azules.

Estos campos pueden o no ser obligatorios, eso se muestra si tienen un asterisco como se mencionó antes.

Nota: Es importante que el usuario recuerde que en las Pages de Lista y de Tareas DEBE revisar que en la Cinta se encuentren todas las funcionalidades (estándar y agregadas) que utiliza.

En ocasiones, el usuario deberá crear la Pestaña y el grupo para poder agregar un desarrollo o funcionalidad extendida (acción) para poder utilizarla.

Páginas de Fichas

Como en versiones anteriores, los Datos Maestros son parte fundamental del software.

Los datos maestros siguen la misma forma de operar que hemos comentado antes: se abre la Página de Lista y se selecciona el registro a consultar y se muestra la información en la Página de Tareas.

Las novedades que incluye la página de Tareas cuando se manejan fichas son:

           a  )  Desde la Cinta se pueden crear documentos para ese dato maestro (p. ej. Desde un cliente puedes                      crear un Pedido de Venta o una Factura de Venta)                       

  

b          b )   En el apartado de Acciones, existe una nueva funcionalidad llamada Aplicar Plantillas. Esta                                funcionalidad permite crear plantillas genéricas con datos precargados que ayudan en la creación de                    nuevas Fichas reduciendo el tiempo de captura de algunos campos.

a.    Al crear una plantilla se coloca un código de plantilla y descripción

b.    Allí se colocan los campos y los valores que tendrá por defecto.

Nota: Las plantillas deben ser solicitadas al administrador del sistema. Indicando el campo que se va a automatizar y el valor que va a tener.

1.1 Informes

Una de las funcionalidades básicas de todo ERP es la capacidad de generar informes y listados.

En NAV, dentro de las Pages en la parte de la Cinta está la Pestaña de Informes, desde la cual se pueden llamar a los Informes estándar de NAV o los fabricados por Cavalier para obtener Información.

Uno de los cambios más importantes es que la ventana de selección de criterios del reporte ha cambiado:

Los criterios de selección son valores que se agrupan en las FastTab y se pueden especificar de manera de filtros:

Por ejemplo, si se desea filtrar para un cliente en específico, se modifica el filtro:

agregando el valor buscado.

El sistema tiene habilitada la funcionalidad de empezar a filtrar al momento de colocar el valor en el campo

Esto para facilitar al usuario localizar el valor de manera más rápida

Si se desear agregar un criterio nuevo, se presiona en y se indica el campo que servirá de filtro, presionando en el botón de lista desplegable.

Si se desea quitar un criterio, basta con presionar en el botón  que aparece en la parte izquierda del criterio para eliminarlo.

    La funcionalidad desde allí es similar a las versiones anteriores, se puede tener la vista       preliminar o en la opción de imprimir, indicar la salida que tendrá el reporte:

   

Una vez terminada la ejecución, el sistema pregunta al usuario los pasos a seguir:

1.1 Documentos Históricos.

A Diferencia de las versiones anteriores donde los documentos históricos estaban dentro de cada departamento, en esta nueva versión los documentos están organizados fuera.

Para acceder a ellos, se hace desde la Barra de Navegación y se identifican con el botón de Documentos Históricos:

Una vez seleccionado, en la parte superior del panel enlista los diferentes históricos que se pueden consultar.

Al seleccionar el tipo de documento, se muestra en lista todos los documentos.

    3.  Tips Rápidos de Navegación.

Las siguientes funciones y el cómo se utilizan pueden ayudar en gran medida a su habilidad de navegar a través del sistema en las tareas cotidianas.

3.1  Cambiando entre compañías

En el caso de que usted sea un usuario que utiliza más de una compañía a la vez, puede hacer al cambio de compañía de dos maneras:

3.1.1      Usando la Barra de Estatus

Basta con presionar el nombre de la compañía de la barra de estado para que el sistema muestre la pantalla de selección de la Compañía.

  

Después de seleccionar la compañía, se presiona Aceptar y cambia a la empresa deseada.

3.1.2     Usando el Menú de Aplicación

Presionando el botón de Menú de Aplicación, se selecciona la opción de Seleccionar Empresa

Eso muestra la ventana de selección y se puede cambiar

   Para cambiar el alto de la cabecera, se presiona el nombre de la cabecera con el botón derecho y                 después la opción Seleccione la altura de la cabecera, después indicar el número de líneas que se desean   visualizar.

3.4  Información Adicional de la Página (PAGE)

     Ésta información es útil para solicitar soporte ya que indica la página que tiene el problema, así como su tipo         y la tabla de origen.

     Para acceder a esta información, se presiona el botón de Menú de aplicación >> Ayuda >> Acerca de ésta      Página

 

  Como resultado, muestra en FastTab la información de la página, como son el nombre y tabla de origen.

  En el FastTab de Campos de Página muestra la información de la página en modo de lista de campos, lo cual     es útil cuando no logramos identificar el campo y el valor que estamos revisando.

   

   3.5 Ayuda de Microsoft Dynamics 2015

        Microsoft Dynamics NAV 2015 cuenta con una extensa librería con ayuda asociada con las páginas,                     campos  y  funciones del sistema. Para acceder a ella basta con ir a Menú de aplicación >> Ayuda >>               Ayuda Microsoft   Dynamics NAV

  

    3.6  Atajos de Navegación y Fechas

         Con el fin de hacer la navegación y la captura de datos al sistema más eficiente, es  importante                            conocer y familiarizarse con algunos atajos que existen en el sistema:

   

    3.6.1    Atajos con el Teclado 

               La mayoría de los atajos del teclado se usan con la finalidad de utilizar el mouse. Los atajos más                          utilizados son:

               

Puede encontrar una lista más amplia en está página: http://msdn.microsoft.com/en-us/library/hh179479(v=nav.71).aspx

3.6.2      Atajos de Fechas

Cuando se capturan fechas en los campos, se pueden usar los siguientes atajos:

Entrada	Resultado
W	Fecha de trabajo actual
T	La fecha de hoy
H	La fecha de hoy
1 al 31	Número del día del mes corriente
dd-mm-yyyy	Fecha en formato normal
ddmmyyyy	Fecha sin separadores
ddmmyy	Fecha corta sin separadores

             

   

              3.6.3      Notas y Notificaciones

Agregar notas en los documentos es muy útil para dejar indicaciones relacionadas. Para ello, se utiliza el FastTab que se ubica en la parte izquierda donde están los cuadros de información.

Para agregarla, se presiona en la opción Haga clic aquí para crear una nueva nota

 

Se expande el cuadro de texto y allí se puede escribir el mensaje. Después se indica el usuario al que se dirige la nota, usando la lista desplegable

             

      En el caso de que se desee notificar a la persona y dicha nota aparezca en su    pantalla inicial en el              apartado de notificaciones, se enciende el check de Notificar

    

Una vez hecho, se presiona en el botón Guardar y la nota queda registrada y si se indicó así, se muestra en las notificaciones.

   

Con presionar el botón, se aplicará el filtro en la lista.

Para quitarlo, basta con presionar en  y regresará la lista a su estado original.

             

               

               3.6.5    Criterios de Filtrado

   En Microsoft Dynamics NAV 2015 usted puede utilizar varios símbolos que funcionan como                comodines en el sistema y permiten agregar lógica a su criterios de filtrado.

   Dentro de los caracteres que se pueden utilizar están: