Microsoft Dynamics NAV 2016 WORKFLOW (Flujos de Trabajo)

                                                     Workflow


Objetivo: Workflow (Flujos de trabajo) de la versión  Microsoft Dynamics Nav 2016

• Contar con procedimientos de trabajo dentro de la compañía.
• Eliminar las dependencias de usuarios que las acumulan por usuarios mas hábiles.
• Aumentar la eficacia en la ejecución de las tareas.

Beneficios:

•  Facilitar la incorporacion de nuevos recursos  y eliminar dependencias
•  Facilitar la modificación de  flujos ya definidos
•  Automatizar tareas, evitar errores y ganar tiempo          

Dirigido a:  

• Analistas,Contadores, Compradores, vendedores,Tesoreria

Mejoras :

• Sustituye al modulo de Aprobaciones anteriores ala versión.

  Antes que nada tenemos que realizar  varias configuraciones  que no son tan difíciles en el sistema 
   
¿Que es Workflow?

 Es una nueva funcionalidad llamada "Flujos de trabajo", la cual permite configurar y activar  reglas de negocio mediante las cuales desencadenan  por ciertas condiciones dadas  por ciertos  eventos configurados.



         vamos a configurar el sistema:    

1.- Configuración  requerida   antes de usar el WorkFlow (Flujos de trabajo)

•      Configurar  el correo  "SMTP"

     

usa la opción  de configuración  de correo electrónico de prueba



si todo esta configurado de forma correcta nos llegara un e-mail  a nuestro buzón

• configurar  "COLA DE PROYECTOS" (JOB QUEUE)

Iniciamos la cola de proyecto y vemos como se activan algunos campos:



o podemos usar  la configuración NAS para que arranque desde la instancia

• configurar  "usuarios  de Aprobaciones"

como ejemplo se creo una cuenta de configuración para ver el efecto de aprobaciones




 En la siguientes configuraciones  ya nos empezamos a adentrar  en el modulo "WorkFlow"

• configurar  los grupos de usuarios del  "workflow" (Flujos de trabajo)

                              Creamos un nuevo grupo de usuarios de flujo de trabajo

• Configuramos Notificaciones

           - Tipo de notificación
           - Código de plantilla de notificaciones
          -  Previsión

2.- Introducción  ala funcionalidad del  "Workflow" (Flujo de trabajo)

Vamos a revisar el modulo del Workflow si lo hacemos en el orden de lista  revisaremos las  3 primeras , las explicaremos y esperamos que las sigan detenidamente.

     - Categorías de flujo de trabajo

En esta configuración crearemos grupos por departamento para identificar que área realiza el proceso.

-Flujos de trabajo

Vamos a configurar  a partir de una plantilla de flujo de trabajo MS-PIW-OI  un flujo de trabajo que consiste en que al lanzar una factura de compra , esta se registre , se cree una linea en el diario de pagos y envié una notificación aun usuario.

seleccionamos  "nuevo flujo de trabajo de plantilla"

- Plantillas de flujo de trabajo

aquí es donde están alojadas todas las plantillas del sistema.

  vamos a abrirlas todas



vamos a seleccionar para nuestro ejemplo:





vemos nuestra plantilla creada




veamos lo eventos :
como se lee la linea cuando ocurre el evento de lanzar una factura de compra  y se presentan estas condiciones  se tiene una respuesta por parte del sistema



en la segunda linea  al registra la factura de compra  , siempre es la condición  y la respuesta crea una linea  de diario de pagos  cuando se presenta  de esta forma <Plantilla> y <lote> cerrados en signos
el usuario puede escoger y seleccionar el nombre del libro y el lote
en este caso seleccionamos nombre de la plantilla del libro de diario



y seleccionamos la sección



la tercera linea nos muestra  que al crear la linea de pago  creara una notificación  <user> y como en el anterior podemos seleccionar al usuario que le llegara la notificación







así queda nuestro flujo de trabajo



A partir de ahora, cada vez que una factura de compra cambie de estado abierta  a Lanzado, la contabiliza, la lleva al diario Pago/Generico crea una propuesta de pago y manda una notificación por e-mail.



                            Demostración-facturación y su pago

1. Activar el flujo de trabajo MS-PIW-01
2. Crear una factura de compra y lanzarla
3. Ver comos se registra automáticamente
4. Consultar el diario de pagos y ver la linea generada
5. Registrar el pago

crearemos una factura de compra



y en la parte derecha estas los factbox  cuando se desencadena un flujo de trabajo  ahi  veremos nuestro flujo de trabajo

procederemos a lanzar nuestra factura,inmediatamente  aparece nuestro "flujo de trabajo".



al dar click en la linea vemos los eventos desencadenados:
si algo sale  erróneo y no se registra la factura la podemos ver de esta manera  :
registro de la factura se encuentra  en estado activo:

hasta aquí el flujo de trabajo nos indica que  la factura esta activa por registrar

en nuestro ejemplo la factura si se registro



revisamos el histórico y observamos  nuestra factura registrada




revisamos  nuestro diario de pagos:
se creo la linea de pago



y revisamos  en  Notification Entries:
y vemos el mensaje



Tenemos  muchas plantillas  el modulo es muy completo.
en posteriores Blog analizaremos con un ejemplo  de cada plantilla .

                         En resumen
Paso 1 Configuración   antes de usar  WORKFLOW.
Paso 2 Introducción a la funcionalidad del  WORKFLOW.
Paso 3 Demo Workflow de una factura de compra.